Katalogdesign und -produktion

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Prozessabläufe online optimieren

Jeder, der Kataloge mit vielen Partnerunternehmen produziert, kennt das Problem: Zeitabsprachen werden getroffen und alle Beteiligten stimmen mit großem Hurra dem Produktionsplan zu. Aber wenn es darum geht, dass der Einzelne seinen Beitrag zum Gelingen des Gesamtprojektes beitragen soll, werden schnell Termine vergessen, Unterlagen stehen nicht rechtzeitig zur Verfügung und im Zweifel nimmt man für sich eine Sonderrolle in Anspruch. Das ist dann der Beginn von Verzögerungen, die der Bearbeiter dann meist nur durch großen persönlichen Einsatz und Überstunden wieder wettmachen kann. Denn die Endtermine sollen ja trotz allem weiterhin gelten und müssen unbedingt gehalten werden.

Ordnung durch Dokumentenmanagement

TOP ART hat deshalb ein Onlinesystem entwickelt, das den Abstimmungsprozess zwischen allen Beteiligten regelt, vereinfacht und verkürzt, ein Online-System mit ausgefeilter Berechtigungsregelung für alle Beteiligten. Für jede Katalogseite wird eine logische Bearbeitungsfolge definiert. Ein automatisches Benachrichtigungs-System informiert den jeweils Verantwortlichen über den nächsten Arbeitsschritt via E-Mail. Für jede Seite liegt im Online-System der aktuelle Stand als PDF-Datei der Seite vor. TOP ART hat dieses Online-System bereits bei einem umfangreichen Katalogherstellungsprozess erprobt.

Wichtige Arbeitsschritte werden an feste Termine gekoppelt, so dass zum Beispiel Korrekturen für Katalogseiten nur bis zum Termin X möglich sind. Sämtliche Korrekturen werden im Prozesssystem schriftlich niedergelegt, so dass für jeden Korrekturschritt nachvollzogen werden kann, wer ihn wann angewiesen hat. An die Bearbeitungsanweisungen für die Agentur können Bilder, Texte oder PDFs als Anlage angehängt werden.

Von Vorteil ist, wenn die Preise und einzelne Inhalte bereits in einer Datenbank vorliegen. Durch die Anbindung an die Datenbank werden die Katalogpreise der einzelnen Hersteller nun in dieses System integriert. Die Hersteller können ihre Preise individuell oder über einen festen Prozentsatz verändern.

Das ganze System funktioniert online mit einem benutzerfreundlichen Webinterface als Bedienoberfläche.

Ergebnis

Der Einsatz des Systems hat sich sehr bewährt:

Sowohl die bearbeitende Agentur wie auch der Auftrageber profitieren enorm von diesem System. Der zeitliche und organisatorische Aufwand für die Bearbeitung konnte um die Hälfte reduziert werden. Top Art erwartet, dass sich die Kosten für die Entwicklung des Systems – inklusive der Verbesserungen am System nach dem ersten Einsatz – bereits im kommenden Jahr amortisieren werden. Die Bearbeitung des Katalogs konnte innerhalb eines engen Zeitrahmens mit Zeitpolster fertig gestellt werden:

Die Akzeptanz bei den Beteiligten war hoch: Die beteiligten Unternehmen verfolgten über die integrierten PDFs die Fortschritte der Katalogbearbeitung. Korrekturen und Änderungen werden mit größerer Sensibilität durchgeführt. Die Bearbeitungsanweisungen an die Agentur sind durchdachter. Mehrere unnötige Korrekturgänge entfallen. Termine werden wesentlich genauer eingehalten als zuvor.

Auf allen Seiten wird der Einsatz des Onlinesystems hocherfreut begrüßt, da der zeitliche und organisatorische Aufwand deutlich reduziert werden konnte. Der Kunde wird kurzfristig durch günstigere Herstellungskosten erfreut, die bearbeitende Agentur durch eine deutlich effizientere Bearbeitung den Katalog pünktlich und ohne großen Reibungsverlust fertig stellen.

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